Het is weer tijd om een update te geven over de ontwikkelingen rondom DMS. Vanuit de verschillende (ODB) werkgroepen is er veel afstemming tussen Douane en het bedrijfsleven. De frequentie hiervoor is opgeschroefd en de communicatie met de aangevers wordt geïntensiveerd.

Er is recent een enquête (uitvraag) door de Douane uitgestuurd naar (GPA) aangevers om meer zicht te krijgen op planning en voorbereiding van het bedrijfsleven. Dit is een behoorlijke vragenlijst, waarbij u als aangever de verwachtingen weerspiegelt richting Douane met betrekking tot de migratie naar DMS. Stel het verzamelen en vastleggen van informatie niet te lang uit om de deadline te managen.

Start van DMS 4.0

In mijn vorige blogs ging het vooral over mogelijke scenario’s, specificaties, voorbereiding, planning en uitdagingen. Dit blijft voor een groot aantal aangevers nog overeind, vooral voor de aangevers die gaan werken met DMS 4.1 Echter, we komen nu dichterbij de start van DMS 4.0 en dat betekent dat op korte termijn daadwerkelijk de eerste aangevers overgezet worden.

Voor de softwareontwikkelaars is een testomgeving opgezet. De eerste groep van bedrijven gaat tot aan de zomer aangesloten worden. Dit zijn vooral bedrijven die enkel (AGS) invoer en opslag verzorgen. Hiervoor wordt er op korte termijn een pilot met twee van deze bedrijven opgezet en daarna wordt deze groep van aangevers overgezet. De Douane stemt de overgang met het bedrijfsleven af.

Vanaf het eind van de zomer worden de aangevers met betrekking tot (AGS) uitvoer overgezet naar DMS 4.0. Dit traject loopt tot eind van het jaar door. Ook hier worden met de afzonderlijke bedrijven afspraken gemaakt voor deze migratie. In de tussentijd maken aangevers, Douane, softwareleveranciers en externe service providers (zoals projectbegeleiders, consultants en implementatiepartners) zich op om te migreren van GPA naar DMS 4.1

De ruimte ligt er voor aangevers die met meerdere aangifteprocessen (AGS Invoer, AGS Uitvoer, GPA) te maken hebben. Deze aangevers mogen namelijk in een keer over naar DMS. Dus als je een GPA aangever bent, mag je in overleg met de Douane op een later moment (2023) starten met Invoer en Uitvoer, zodat je niet in verschillende systemen hoeft te (blijven) werken.

Audit file voorraad

Op 14 april heeft de Douane een Webinar georganiseerd voor introductie van de Audit File. Tijdens dit webinar werd duidelijk dat ruim 65% niet of nauwelijks bekend is met betrekking tot de audit file. En dit terwijl een groot deel van de GPA aangevers gebruik wil maken van de ketenregeling en vanuit die keuze een auditfile moet gaan implementeren. De auditfile voorraad gaat het voorraadgedeelte van de huidige GPA aangifte vervangen, waarbij het aangifte gedeelte van de GPA in DMS 4.1 wordt aangegeven.

De audit file voorraad komt vanuit een ISO standaard (21378) en is vrij uitgebreid opgezet. Er worden 26 tabellen meegenomen in de specificaties. Met de huidige aanpassingen blijft het een Nederlands product. De huidige planning is erop gericht dat de audit file per 1-1-2023 in gebruik wordt genomen en parallel kan lopen aan de implementatie van DMS 4.1 Bedrijven hoeven de audit file naar alle waarschijnlijkheid niet elke maand aan te leveren, maar moeten deze beschikbaar houden voor audits en onderzoeken (cyclisch of periodiek toezicht). Op welke manier de audit file uiteindelijk wordt aangeleverd bij de Douane is nog niet gedefinieerd. Het is belangrijk om structureel de juiste validaties op de audit file voorraad uit te voeren, zodat er geen verrassingen ontstaan bij opvraag van de file.

Verder werd duidelijk dat het structureel analyseren en het monitoren van data (denk hierbij aan waarschijnlijkheid en consistentie) vanuit de aangever steeds belangrijker wordt om vanuit de AEO guidelines richting de Douane bewijslast te leveren voor het compliance niveau van de aangever.

Houd uw DMS-migratie onder controle met Pincvision

Pincvision heeft al een datamonitoringsproces beschikbaar en integreert hierin de komende DMS processen, zodat uw dashboard actueel is en we samen zorgen dat u in control blijft! Wilt u eerst graag weten welke impact de overgang naar DMS heeft op uw huidige processen? Doe dan de DMS Scan, dan weet u precies waar u aan toe bent. Uiteraard kunnen wij u helpen de migratie zo soepel mogelijk te laten verlopen.

Heb ik uw interesse gewekt? Neem dan contact met mij, Peter Italiaander, Sr. Business Development & Customs Manager, op voor een vrijblijvende afspraak via p.italiaander@pincvision.com of +31(0)6-83216125.