Centralised Clearance implementeren? Begin niet met software

Sinds eind september 2026 kunnen organisaties met een AEO-C-vergunning (Authorised Economic Operator for Customs Simplifications) via het EU Trader Portal een vergunning voor Centralised Clearance aanvragen.

Volgens de huidige planning van de Nederlandse Douane wordt Centralised Clearance vanaf 2028 mogelijk voor aangiften via inschrijving in de administratie (IIAA), gevolgd door standaard- en vereenvoudigde aangiften vanaf 2029.

Een belangrijke ontwikkeling. Maar wat mij betreft ook een goed moment om stil te staan bij een vraag: is je organisatie eigenlijk al klaar om centraal aangifte te doen?

In gesprekken over Centralised Clearance merk ik dat de aandacht al snel uitgaat naar de systemen.

Hoe richt je AEB in? Hoe koppel je het ERP-systeem? Welke gegevens moeten worden uitgewisseld?

Dit zijn logische vragen, maar niet de vragen waarmee je moet beginnen. Dat zijn logische vragen. Alleen zou ik daar niet mee beginnen. Centralised Clearance vraagt namelijk om meer dan een technische inrichting. Je verandert ook de manier waarop je douaneprocessen organiseert en beheerst.

Eerst bepalen wat je wilt centraliseren

In de eerste twee artikelen van deze serie ben ik ingegaan op de basis onder Centralised Clearance. Daarbij stonden de kwaliteit van processen en data centraal, maar ook de vraag of je AEO-C-inrichting en interne beheersing nog aansluiten op de dagelijkse praktijk. Bij de implementatie komen die onderwerpen samen. Voordat je processen kunt centraliseren, moet je goed begrijpen hoe ze op dit moment verlopen.

• Welke goederenstromen lopen via welke vestigingen?
• Welke verschillen bestaan er tussen landen?
• Wie is waarvoor verantwoordelijk?
• Welke lokale uitzonderingen moet je straks blijven ondersteunen?

Dat klinkt misschien vanzelfsprekend, maar binnen internationale organisaties zijn processen vaak minder uniform dan op papier lijkt. Verschillen in werkwijzen, verantwoordelijkheden en beschikbare gegevens komen soms pas aan het licht wanneer je ze naast elkaar legt.

Daarom is het belangrijk om eerst te bepalen wat je daadwerkelijk centraal wilt en kunt organiseren. Pas daarna kun je een goede keuze maken voor de inrichting van je systemen.

De techniek volgt het proces

Als duidelijk is hoe het toekomstige douaneproces eruit moet zien, kun je bepalen welke rol technologie daarin krijgt.

• Welke gegevens kunnen rechtstreeks vanuit het ERP-systeem naar AEB?
• Welke controles wil je automatiseren?
• Waar blijft menselijke beoordeling nodig, bijvoorbeeld bij afwijkende goederenstromen of uitzonderingen?
• Hoe richt je de monitoring in om te controleren of het proces in de praktijk goed blijft werken?

Dat zijn vragen die je niet los kunt zien van de afspraken over verantwoordelijkheden en interne beheersing.

Technologie kan veel werk uit handen nemen, maar alleen als het onderliggende proces goed is ingericht. Het gaat er niet alleen om dat je sneller aangiften kunt indienen. Je wilt ook inzicht houden in de gegevens die je gebruikt, de controles die plaatsvinden en de uitzonderingen die aandacht vragen.

Niet alles hoeft overal hetzelfde te zijn

Een ander belangrijk aandachtspunt is dat Centralised Clearance niet betekent dat je alle douaneprocessen volledig gelijk moet trekken. Binnen een internationale organisatie kunnen lokale goederenstromen, vergunningen en wettelijke vereisten blijven bestaan. Ook kunnen bepaalde werkzaamheden of controles op lokaal niveau nodig zijn.

De vraag is dus niet hoe je alles in één systeem onderbrengt, maar: welke onderdelen kun je harmoniseren, wat organiseer je centraal? En waar laat je bewust ruimte voor uitzonderingen?

Dat vraagt om een goede afstemming tussen de mensen die verantwoordelijk zijn voor douanecompliance, de operationele processen, de beschikbare data en de technische inrichting. Juist die samenhang bepaalt of Centralised Clearance straks ook in de dagelijkse praktijk goed werkt.

Van voorbereiding naar een werkend douaneproces

Dat de vergunning inmiddels kan worden aangevraagd, betekent niet dat iedere organisatie daar ook al klaar voor is. 

Heb je nog geen AEO-C-vergunning? Dan begint de voorbereiding daar, omdat deze vergunning een voorwaarde is voor Centralised Clearance. Heb je die al wel? Dan is het verstandig om te kijken of je huidige inrichting en interne beheersing voldoende aansluiten op de manier waarop je straks centraal aangifte wilt doen.

Waar je vervolgens begint, verschilt per organisatie. Soms is een haalbaarheidsanalyse de eerste stap. In andere gevallen ligt er al een duidelijke wens om te centraliseren, maar moeten processen tussen vestigingen nog beter op elkaar aansluiten. Ook datakwaliteit en de inrichting van ERP en AEB kunnen aandacht vragen.

Bij Pincvision kijken we daarom niet alleen naar de vergunning of de technische mogelijkheden. We helpen organisaties ook bij het beoordelen en verbeteren van hun douaneprocessen, de inrichting van interne controles en de kwaliteit van de gegevens die daarvoor nodig zijn. En daarmee stopt het niet zodra het proces is ingericht. Ook daarna moet je blijven controleren of aangiften juist en volledig verlopen en of de gemaakte afspraken in de praktijk worden nageleefd.

2028 lijkt misschien nog ver weg. Maar als je eerst je AEO-C-status, processen, data en systemen op orde moet brengen, is het verstandig om daar nu al mee aan de slag te gaan.

Eerder in deze serie over Centralised Clearance

In deze serie heb ik verschillende onderwerpen besproken die belangrijk zijn bij de voorbereiding op Centralised Clearance. Wil je meer weten over de basis die je nodig hebt voordat je met de implementatie begint? Lees dan ook de eerdere artikelen:

Deel 1: Hoe goed ken je jouw processen en data?
In het eerste artikel ga ik in op de uitdagingen rondom processen en datakwaliteit. Want hoe goed weet je eigenlijk wat er binnen je organisatie gebeurt, en waar zitten de verschillen tussen vestigingen?

Deel 2: Is jouw organisatie aantoonbaar in control?
In het tweede artikel staat AEO-C centraal. Daarbij kijken we naar interne beheersing en de vraag of je huidige inrichting nog aansluit op de dagelijkse praktijk.

Uiteindelijk gaat het bij Centralised Clearance wat mij betreft niet alleen om de mogelijkheid om aangiften centraal in te dienen. Het gaat erom dat je een douaneproces inricht waar je als organisatie grip op hebt en houdt.

En daar helpen we je bij Pincvision graag bij.