Deel 5 | Textile EPR-roadmap: waar begint jouw organisatie?

Eerder in deze reeks bespraken we de meest voorkomende valkuilen bij de implementatie, legden we uit wanneer je als producent wordt gezien, brachten we in kaart waar Textile EPR in Europa al geldt en lieten we zien hoe de data-eisen van Textile EPR en de PPWR elkaar overlappen. Dit artikel beantwoordt de volgende vraag: waar begint jouw organisatie nu eigenlijk?

2028 is de deadline, niet het startpunt. Wacht je met actie tot de deadline van de Waste Framework Directive in 2028, dan kom je onder druk te staan. Je loopt het risico deadlines te missen en te maken te krijgen met handhavingsmaatregelen.

Een betrouwbaar, internationaal compliance-proces voor Textile EPR bouw je niet in één dag. Daarvoor heb je een gestructureerde roadmap nodig, stap voor stap, die je interne teams, data en wettelijke verplichtingen op één lijn brengt.

1 Producentenstatus → 2 Projectteam → 3 Data → 4 Landen & PRO's → 5 Automatisering

Stap 1: Breng je supply chain en juridische entiteiten in kaart

Kijk eerst naar je eigen organisatie, voordat je je verdiept in nationale wetgeving of rapportageportalen. Je verplichtingen onder Textile EPR hangen af van je rol in de supply chain, en die rol kan per land verschillen.

Eén organisatie kan in het ene land fabrikant zijn, in het andere importeur en in een derde land afstandsverkoper. Eén aanname voor de hele groep is dus niet genoeg.

• Juridische entiteiten: Welke entiteit binnen je groep brengt de producten in elk land op de markt?
• Rol in de supply chain: In welke landen ben jij de eerste partij die Clothing, Linen & Footwear (CLF)-producten op de markt aanbiedt?
• Verkoopkanalen: Welke groothandels-, retail- en e-commercestromen heb je, en in welke landen?

Twijfel je hoe je positie in de supply chain je producentenstatus beïnvloedt? Dat leggen we uit in deel 2 van onze Textile EPR-reeks: Textile EPR-producent: wanneer word je als producent gezien?

Stap 2: Stel een centraal, multidisciplinair projectteam samen

Decentrale compliance is een van de meest voorkomende valkuilen. Regelen lokale kantoren of afzonderlijke afdelingen registraties op eigen houtje, dan krijg je versnipperde data, dubbel werk en weinig centraal overzicht.

Stel één centraal projectteam samen dat de juiste expertise bij elkaar brengt:

• Product & Inkoop: productdata, materiaalsamenstelling (zoals vezelpercentages of metaalvezels) en leveranciersinformatie.
• IT: ERP- of masterdatasystemen, datavelden en geautomatiseerde data-extractie.
• Finance: budgetten voor EPR-bijdragen en de financiële kant van contracten met PRO's.
• Compliance / projectleider: wetgeving monitoren, de relaties met PRO's beheren en eindverantwoordelijk zijn.

Waarom een versnipperde aanpak problemen oplevert, lees je in deel 1: Textile EPR-implementatie: 3 veelvoorkomende valkuilen die je wilt vermijden.

Stap 3: Beoordeel je productdata en breng hiaten in kaart

Weet je waar je verplichtingen hebt? Controleer dan of je systemen de data bevatten die je nodig hebt. Textile EPR-rapportage vraagt om een detailniveau dat vergelijkbaar is met de PPWR, zoals we uitlegden in deel 4: Textile EPR en de PPWR: welke complianceverplichtingen gelden voor jou?

Voer een data-gapanalyse uit op je actieve productportfolio. Vier vragen helpen je op weg:

1. CN-codes: Kloppen de 8-cijferige goederencodes van je producten, en zijn ze aan elke SKU gekoppeld?
2. Gewichten: Heb je per product geverifieerde nettogewichten? Met nauwkeurige gewichten voorkom je dat je te veel of te weinig rapporteert.
3. Materiaalsamenstelling: Kan je systeem een uitsplitsing in percentages opslaan, zoals 80% katoen, 18% polyamide en 2% elastaan?
4. Landspecifieke data: Heb je de aanvullende gegevens die sommige lidstaten vragen, zoals het beoogde geslacht (gender) in Frankrijk?

Staat er in je systeem alleen een algemene omschrijving zoals "Damestrui – gemengde vezels"? Dan is je data nog niet gedetailleerd genoeg voor Textile EPR-rapportage.

Stap 4: Breng de eisen per land in kaart en registreer bij PRO's

Het Europese kader is overal hetzelfde, maar de nationale eisen verschillen. Textile EPR geldt al in Frankrijk, Hongarije, Letland en Nederland, en in Denemarken, Italië en Spanje liggen definitieve conceptwetten klaar.

Baseer je prioriteiten op de landen waar je producent bent en waar al eisen gelden:

• Begin met actieve markten: Regel je registraties eerst in landen waar Textile EPR al geldt of binnenkort ingaat.
• Kies de juiste PRO: Een Producer Responsibility Organization (PRO), of producentenorganisatie, voert EPR-activiteiten uit namens producenten. Vergelijk lokale PRO's op tarieven, rapportageportalen en administratieve ondersteuning. Check ook of je als buitenlandse entiteit een Authorized Representative (gemachtigde vertegenwoordiger) nodig hebt.
• Plan je rapportagedeadlines: Stem je rapportageplanning af, of die nu maandelijks, per kwartaal of jaarlijks is, zodat je aangiftes op tijd binnen zijn.

Een overzicht van de huidige status per land vind je in deel 3: Textile EPR in Europa: welke landen hebben Textile EPR ingevoerd?

Stap 5: Stap over van spreadsheets naar een geautomatiseerd proces

Rapportage voor meerdere landen handmatig in spreadsheets bijhouden is lastig op te schalen en brengt risico's met zich mee.

Naarmate nationale wetgeving zich ontwikkelt, veranderen rapportagetemplates, verschuiven de tariefstructuren met eco-modulatie en kunnen aanleverperiodes korter worden. Koppel je elke periode duizenden SKU's handmatig aan veranderende templates van PRO's, dan neemt het risico op fouten, te hoge bijdragen of non-compliance toe.

Een geautomatiseerd proces koppelt je ERP-data aan de rapportage-eisen van elk land. Je data wordt gevalideerd vóór het indienen, en een centraal audit trail laat zien hoe elk rapport tot stand is gekomen.