Update: Implementatie van DMS

Onze DMS-expert, Peter Italiaander, is actief betrokken bij diverse werkgroepen die zich bezighouden met o.a. Document Management Systems (DMS). Onlangs heeft hij deelgenomen aan de meest recente bijeenkomst van de werkgroep 'Van AGS en GPA naar DMS', die plaatsvond op 12 juni. Tijdens deze bijeenkomst heeft Peter een uitgebreid inzicht gekregen in de laatste stand van zaken op het gebied van DMS-implementaties. Hij heeft deze update geschreven zodat jij weer exact weet wat de huidige stand van zaken is.

Met zijn diepgaande kennis en betrokkenheid is Peter perfect op de hoogte van de uitdagingen die gepaard gaan met het implementeren van een DMS. Als jouw organisatie momenteel te maken heeft met grote obstakels of complexiteiten bij het succesvol implementeren van een DMS, dan staan wij klaar om je te helpen. Lees hier hoe dit in zijn werk gaat of neem direct contact met ons op via het formulier onderaan deze pagina.

Pilot voor DMS-uitvoer

De pilot met 3 bedrijven voor DMS-uitvoer is succesvol uitgevoerd volgens de Douane. Hoewel de pilot technisch goed is verlopen, waren er vragen over de inhoud en enkele prestatie-uitdagingen. Als tijdelijke oplossing is het aantal aangiftelijnen (tijdelijk) bijgesteld tot 250 in plaats van de oorspronkelijke 999 lijnen volgens de specificaties. De Douane werkt aan een permanente oplossing voor dit probleem. De Douane moedigt bedrijven aan om zo snel mogelijk over te schakelen naar DMS-uitvoer om het leerproces te versnellen. Anders wordt er een steile leercurve verwacht in september.

Grensoverschrijdende vergunningen (SASP) in DMS

Voor SASP-vergunninghouders uit andere EU-lidstaten zijn er nieuwe richtlijnen toegevoegd in de MIG (Melding Import Gevaarlijke stoffen). Hiermee kunnen ze voldoen aan het aanbrengproces in DMS. Voor SASP-vergunninghouders in Nederland blijft de situatie voorlopig hetzelfde. Rapportages aan andere lidstaten binnen de SASP-vergunning worden apart aangeboden buiten DMS.

Extrastat-gegevens van CBS in DMS

Voor de huidige GPA-aangevers die overstappen naar DMS 4.1 gaan we ervan uit dat de Extrastat-gegevens (statistische gegevens) via DMS worden aangeleverd door de Douane aan het CBS. Als je als aangever te maken hebt met Extrastat-aangiften, stem dan goed de verwachtingen af met de Douane tijdens het herzieningsonderzoek.

Datalevering aan Douane

Op dit moment wordt onderzocht hoe bedrijven gestructureerd hun gegevens (per EORI-nummer) kunnen opvragen bij de Douane in de nieuwe DMS-situatie. Dit zal de huidige OGA-oplossingen en losse verzoeken aan klantmanagers en BCP vervangen. Bedrijven willen hiermee de kwaliteit van hun aangifteprocessen monitoren en voorkomen dat derde partijen onbedoeld aangiften indienen op hun EORI-nummer. Verwacht wordt dat de Douane later dit jaar (uiterlijk begin volgend jaar) met een oplossing zal komen.

Veel gestelde vragen over DMS

De Douane zal op termijn de huidige lijst met veel gestelde vragen uitbreiden met inhoudelijke en functionele antwoorden op gedetailleerde vragen. Houd daarom de links van de Douane in de gaten en blijf op de hoogte van de laatste updates over DMS. Zowel Peter als de rest van ons team van experts houden dit gehele proces nauwlettend in de gaten. Heb jij behoefte om te sparren met iemand over de vraagstukken die nog op tafel liggen binnen jouw organisatie? Of ben je er nog niet helemaal zeker van dat je van A-Z alles hebt overzien? Laten we dan zo snel mogelijk een afspraak inplannen.

Douane-herzieningsonderzoeken IIAA

De Douane-regio's zijn gestart met het uitvoeren van de herzieningsonderzoeken IIAA (Integrale Interne Autorisatie en Accounting). Hiervoor worden vragenlijsten gebruikt en worden nadere afspraken gemaakt met de vergunninghouders.

Als jouw bedrijf hulp nodig heeft bij begeleiding van dit onderzoek en het opzetten van nieuwe procedures en interne controleprocessen, of als de huidige beschrijvingen opnieuw beoordeeld en aangepast moeten worden voordat de Douane het herzieningsonderzoek uitvoert, dan kunnen wij samen starten aan de verkenning van de mogelijkheden.

IIAA-aanvullende aangifte op de 10e dag

Er is onduidelijkheid ontstaan over de termijn voor de indiening van de aanvullende aangifte in DMS 4.1. Het uitgangspunt is dat de aanvullende aangifte uiterlijk op de 10e dag na het in het vrije verkeer brengen moet worden ingediend. Tijdens de herzieningsonderzoeken worden er nadere afspraken gemaakt met de IIAA-aangevers, zodat de databelasting van volumineuze aangevers kan worden gespreid om prestatieproblemen te voorkomen. Zorg ervoor dat je duidelijk hebt wat het beste moment is om deze aanvullende aangifte binnen de gestelde termijn in te dienen en bespreek dit met de Douane.


Nadat je bovenstaande hebt gelezen ben je weer op de hoogte van de huidige stand van zaken. Een ding mag duidelijk zijn: binnen zes maanden moet iedereen over zijn. Zorg daarom echt dat je alles nu geregeld hebt. Als je nog langer wacht is de kans helaas groot dat je de deadline niet gaat halen en dat jouw goederen na december volledig stil komen te staan. Pincvision staat voor je klaar om deze uitdagingen samen met jou aan te gaan.