Promocean is een internationale speler gespecialiseerd in het ontwerpen, ontwikkelen, produceren en leveren van op maat gemaakte merkondersteunende artikelen, verpakkingen en POS-materialen aan multinationals en A-merken. Ze hebben vestigingen in Nederland, Frankrijk, Italië, Duitsland, Engeland, de Verenigde Staten en Spanje en werken nauw samen met eigen kantoren in het Verre Oosten voor productontwikkeling en inkoop. Vanuit Nederland wordt ook het volledige fulfilmentproces verzorgd, van orderverwerking en verzending tot voorraadbeheer voor internationale klanten.
Implementatie van DMS 4.1 via Pincvision
Na een intensieve implementatie en het configureren van de systemen, kan Promocean nu via Pincvision middels een Private Cloud gebruik maken van de douaneaangiftesoftware van AEB. Deze oplossing biedt een ongeëvenaarde vereenvoudiging van het importproces in Nederland, mede dankzij de ketenregeling.
Het Proces
Het proces begint in het Portbase havensysteem, waar de goederen op een vereenvoudigde manier worden overgebracht van de haven naar het bonded warehouse in Den Bosch. Alle voorraadbeheer verloopt via SAP, wat zorgt voor een geautomatiseerde en efficiënte stroom van gegevens richting het douaneaangifteproces.
Uitdagingen bij de Overgang naar DMS 4.1
Het implementeren van DMS 4.1 vereist echter geduld en toewijding. De overgang naar dit nieuwe systeem brengt uitdagingen met zich mee, aangezien er nog relatief weinig praktijkervaring is met deze werkwijze in de productiefase van de Douane. Veel bedrijven worstelen met de overstap van het vertrouwde GPA-proces naar het volledig vernieuwde DMS 4.1, wat een nieuwe manier van denken vraagt. Veruit de meeste aangevers zijn al in 2023 gestart met de implementatie, maar het is duidelijk dat de complexiteit en intensiteit van deze transitie in de sector flink zijn onderschat. Er staan nog steeds tientallen bedrijven voor de uitdaging om voor de deadline van 1 december over te stappen.
Ook softwareleveranciers werden in de beginfase geconfronteerd met onduidelijkheden en nieuwe functionele eisen.
Verschillende Bedrijfsstructuren, Verschillende Uitdagingen
Elke implementatie heeft zijn eigen uitdagingen, zoals ik inmiddels persoonlijk kan bevestigen.
Bedrijven met veel verschillende douaneregelingen, vergunningen, goederencodes en hoge volumes hebben te maken met meer variabelen dan bedrijven met minder complexe operaties. Flexibiliteit in het bedrijfssysteem om de juiste datafeeds te genereren, speelt hierbij een cruciale rol. Maar uiteindelijk is het de menselijke factor die het verschil maakt. De samenstelling van het projectteam, de samenwerking met de implementatiepartner en de softwareontwikkelaar zijn bepalend voor het succes. Kennis en de juiste resources zijn essentieel, en de betrokken partijen houden elkaar scherp gedurende het hele proces.
Samenwerking als Kern van Succes
De succesvolle implementatie bij Promocean is dan ook een prestatie waar we trots op mogen zijn. Onze oprechte dank gaat uit naar iedereen die bij dit project betrokken was – samen hebben we dit gerealiseerd. Zoals Ronnie Rutten, Transport & Customs Manager bij Promocean, het mooi verwoordt: "We hebben het echt samen voor elkaar gekregen."
En juist dat ‘samen’ vind ik zo fantastisch aan dit project. Bij Pincvision geloven we dat de kracht van samenwerking een van de belangrijkste pijlers is voor succes. Onze visie is gebaseerd op de overtuiging dat geen enkel project op zichzelf staat. In een complexe en voortdurend veranderende wereld van douane en handel is het essentieel dat alle betrokken partijen – van klant tot implementatiepartner en softwareontwikkelaar – naadloos samenwerken. Dit zorgt niet alleen voor een vlotte implementatie, maar ook voor een toekomstbestendige oplossing die meegroeit met de behoeften van onze klant. We zien onze relaties dan ook niet als leveranciersklanten, maar als partners die samen werken aan hetzelfde doel: efficiëntie, compliance en continuïteit in douaneprocessen. ‘’Samen bereiken we meer dan alleen, en daar is dit partnership wat mij betreft een prachtig voorbeeld van.’’ aldus Peter Italiaander.
Links: Ronnie Rutten, rechts: Peter Italiaander.
Promocean is onderdeel van Li & Fung Limited.
Samen blijven we bouwen aan de toekomst van douaneprocessen. Kan jij ook onze hulp gebruiken?
Peter Italiaander
Head of Customs & Trade Affairs

