Aan het begin van het nieuwe jaar staan veel organisaties opnieuw voor het verlengen van hun leveranciersverklaringen. Deze verklaringen vormen de basis voor het aantonen van preferentiële oorsprong en zijn vereist bij het aanvragen van Certificaten van Oorsprong (CvO), EUR.1- of EUR-MED-documenten.

Leveranciersverklaringen hebben een maximale geldigheidsduur van 24 maanden. Voor de meeste organisaties betekent dit een jaarlijkse of tweejaarlijkse cyclus, vaak in januari. Dit is dus hét moment om je documentatie te controleren en het proces tijdig op te starten.

Waarom nu actie ondernemen?

Een leveranciersverklaring is een schriftelijke verklaring van je leverancier waarin de oorsprong van de geleverde goederen wordt bevestigd. Je vraagt deze verklaring meestal op basis van de producten die je in het komende jaar verwacht af te nemen. In de praktijk gaat het vaak om één geconsolideerde verklaring, in plaats van losse documenten per zending.

Je leverancier vermeldt de relevante artikelen, bevestigt de geldende oorsprong en valideert de verklaring met een bevoegde handtekening of bedrijfsstempel. Omdat je volledig afhankelijk bent van je leveranciers, is tijdig handelen essentieel. Te laat starten vergroot de kans op vertragingen, zeker wanneer zendingen al gereedstaan voor vertrek.

Gebruik de officiële KVK-modellen

De Kamer van Koophandel (KVK) stelt de officiële modellen voor leveranciersverklaringen beschikbaar. Deze bevatten de wettelijk verplichte EU-teksten en gebruik je ongewijzigd. Dat voorkomt vragen, correcties of vertragingen bij de aanvraag van Certificaten van Oorsprong.

De KVK biedt twee standaardmodellen:

Eenmalige leveranciersverklaring (voor incidentele of tijdelijke leveringen)
Langlopende leveranciersverklaring (voor herhaalde leveringen binnen een bepaalde periode)

Zo ondersteunt Pincvision jouw proces

Binnen onze diensten voor oorsprong en exportdocumentatie helpt Pincvision organisaties om hun oorsprongsdocumentatie overzichtelijk, volledig en compliant te houden. Onze specialisten zorgen dat leveranciersverklaringen:

tijdig worden opgevraagd
worden gevalideerd volgens de geldende regelgeving
centraal beschikbaar zijn voor audits en langdurige archivering

Om dit proces verder te vereenvoudigen, bieden we de Supplier Declaration Exchange Tool. Deze tool ondersteunt de volledige workflow, waaronder:

het genereren van conceptverklaringen op basis van product- en leveranciersdata
het gestructureerd uitvragen bij leveranciers
het monitoren van opvolging bij openstaande verklaringen
het veilig verzamelen en archiveren van alle documenten in één omgeving
het deponeren van leveranciersverklaringen bij de Kamer van Koophandel en het beheren van verlengingen

Ondersteuning nodig?

We helpen je bij het opzetten van een efficiënt proces, beheerd in één centrale tool. Zo krijgen jij en je leveranciers een duidelijk, gecontroleerd en efficiënt proces voor leveranciersverklaringen. Vul het formulier hieronder in en we nemen snel contact met je op.

28 jan. 2026 at 10:30

3 min