Welkom bij de blogreeks waarin de directieleden van Pincvision hun kijk op actuele ontwikkelingen in de wereld van trade compliance beschrijven. In blog #1: Regulatory Technology: de belangrijkste ontwikkeling van dit moment heeft Rob Holtslag (CCO) u meegenomen in de wereld van ‘RegTech’. Een grote uitdaging van bedrijven is om administratieve processen duurzaam te optimaliseren. Hoe ontwikkelt u (IT) systemen die de laatste wet- & regelgeving bevatten, maar waarin ook de kennis en ervaringen uit de hoofden van uw medewerkers geïntegreerd zijn?

Opvolgend op deze blog geeft Edwin Kampshoff, CIO van Pincvision, u een kijkje achter de schermen bij de IT afdeling van Pincvision. Lees hoe wij als RegTech bedrijf de afgelopen jaren onze IT systemen hebben (door)ontwikkeld om onze klanten de juiste toegevoegde waarde te kunnen (blijven) bieden voor op het gebied van trade compliance outsourcing.

Van kennis en ervaring tot een geautomatiseerde oplossing

De strategische keuze voor de positionering als RegTech bedrijf is enkele jaren geleden gemaakt en vervolgens stap voor stap ingevuld. Niet uitsluitend vanuit klantperspectief gedreven, maar ook om een optimale werkomgeving te creëren voor onze medewerkers die dagelijks met onze systemen werken. De kennis en ervaringen die zij opdoen in de dagelijkse praktijk integreren wij in onze systemen om zoveel mogelijk stappen te kunnen automatiseren. Dit komt de kwaliteit en snelheid ons eigen proces ten goede, maar uiteindelijk gaat het er natuurlijk om dat wij onze klanten voorzien van services van de hoogste kwaliteit.

RegTech is in mijn ogen de ultieme combinatie van specialisten die het vakgebied van trade compliance door en door kennen gecombineerd met geavanceerde IT oplossingen die compliance processen verbeteren en automatiseren met behulp van slimme software concepten en algoritmes. De uitdaging in onze IT oplossingen zit in het anticiperen op de voortdurende veranderende wet- en regelgeving in tientallen landen op de verschillende deelgebieden van trade compliance. Als op btw gebied de regels voor aangiften in Polen veranderen, op milieu gebied de verplichtingen rondom de indeling van batterijen in Canada wordt aangescherpt en in Saoedi Arabië een nieuw type certificaat nodig is voor de Douane, dan moeten onze oplossingen hier efficiënt mee om kunnen gaan en snel kunnen worden aangepast.

Het antwoord hierop is het ‘digital business technology platform’ (zie afbeelding hiernaast - Bron: Gartner, 2020). Pincvision bouwt aan haar eigen digital business technology platform om al deze uitdagingen te kunnen faciliteren. Dit is geen kant-en-klaar product, maar een voortdurende doorontwikkeling en integratie van bestaande en nieuwe softwarecomponenten en concepten.

De 3 grootste uitdagingen voor een RegTech bedrijf zijn:

Hoe houd ik mijn systemen actueel door veranderingen in wet- en regelgeving?
Hoe transformeer ik big data naar correcte compliance data?
Hoe integreer ik snel en flexibel met systemen van klanten, partners en autoriteiten?

Lees hieronder hoe wij binnen Pincvision met deze uitdagingen omgaan.

1. Hoe houd ik mijn systemen actueel door veranderingen in wet- en regelgeving?

De rol van vakspecialisten en data-analisten is cruciaal in het vertalen van de wetswijzigingen naar de impact hiervan voor onze klanten. Een wijziging kan impact hebben op een specifiek land, een bepaalde juridische entiteit of bijvoorbeeld op een aantal producten. Om deze veelvoud van regels en complexiteit te ondersteunen, werken onze analisten o.a. met een geavanceerde business rule engine. Afgelopen jaren zijn hierin ruim 4000+ rules en validaties geïmplementeerd die met één druk op de knop volledig automatisch worden afgehandeld.

Daar waar specifieke aandacht van een vakspecialist nodig is, worden deze klanttransacties voorzien van een indicator en als taak ter review aan de vakspecialist aangeboden. Deze manier van verwerken zorgt voor een efficiënt en kwalitatief hoogwaardig proces. Dit component is onderdeel van 'IT Systems', wat onderdeel is van ons digital business technology platform. Verandert er wetgeving? Dan passen we direct onze rules en validaties aan. Dit kunnen onze specialisten zelf, waardoor dit zeer snel geregeld is en de processen voor al onze klanten direct worden behandeld volgens de nieuwe wetgeving.

2. Hoe transformeer ik Big Data naar correcte compliance data?

Een tweede uitdaging voor Pincvision is dat wij grote hoeveelheden transactiedata ontvangen en verwerken van veel verschillende klanten. Deze data hebben wij nodig om voor onze klanten de aangiften voor Btw, Milieu en Intrastat af te handelen, Exportdocumenten aan te vragen of Douane specifieke diensten te kunnen verlenen. Dit is een typisch Big Data vraagstuk: het betekent dat wij van klanten data ontvangen in grote hoeveelheden (Volume), van diverse kwaliteitsniveaus en in allerlei verschillende formaten (Variatie). Dat laatste kan variëren van goed gestructureerde XML berichten, CSV files, platte tekst, tot aan PDF scans. Ook zit er verschil in de snelheid waarmee de data verwerkt moet worden. Soms gaat het om maand- of kwartaalaangifte, maar vaak ook om data waarmee dezelfde dag een certificaat moet worden verwerkt (Snelheid).

Om deze Big Data vraagstukken op te lossen heeft Pincvision een generiek Compliance Data Model ontwikkeld, afgeleid van het World Customs Organization data model. In dit ‘Intelligence’ onderdeel van het digital business technology platform wordt via een generiek proces een intake gedaan op klantdata, vinden er transformaties plaats, wordt de data verrijkt waar nodig en vervolgens verwerkt tot het gewenste formaat (aangifte, certificaat, rapport) en afgeleverd aan de autoriteit, klant of partner.

Al deze stappen zijn volledig geautomatiseerd waarbij inzicht in de status en kwaliteit real-time mogelijk is. De uiteindelijke complete ‘compliance data set’ gebruiken wij voor het indienen van de diverse aangiften en het opmaken van exportdocumenten.

3. Snelle IT integratie met klanten & partners

Trade compliance omvat een buitengewoon breed scala aan activiteiten met bijbehorende kennis. Pincvision is onderdeel van een groter ‘trade compliance ecosysteem’ waarbij we makkelijk gegevens moeten kunnen uitwisselen met andere partijen (API’s), zoals de autoriteiten binnen diverse landen, Kamers van Koophandel, maar ook gespecialiseerde kennisbronnen die online & real-time transacties valideren of certificaten aanleveren.

De integratie met het trade compliance ecosysteem is een uitdaging die wordt ingevuld met een concept waarbij API’s makkelijk ontworpen, gepubliceerd en beheerd kunnen worden. Bestaande of nieuwe diensten kunnen op deze manier makkelijk externe bronnen benaderen voor informatie of functionaliteit. Ook kunnen klanten hiermee direct vanuit hun eigen ERP toegang krijgen tot compliance diensten die niet of lastig in hun eigen ERP worden ondersteund. Deze concepten en componenten maken onderdeel uit van het ‘Ecosystems’ deel van dit platform.

Hoe doet Pincvision dit?

Zoals gezegd wordt het digital business technology platform van Pincvision voortdurend verder doorontwikkeld. Zaken als predictive analytics in combinatie met machine learning staan op onze roadmap. Technologisch gezien is vanaf het begin gekozen voor SaaS oplossingen die worden aangeboden via het Microsoft Azure platform. Dit betekent dat vanaf de start rekening is gehouden met zaken als schaalbaarheid, security en kostenefficiëntie. Om een vooraanstaande speler te blijven binnen de RegTech markt zal Pincvision blijven investeren in de ultieme combinatie van vakspecialisten en slimme IT oplossingen.

Zijn uw interne systemen al voorbereid op de toekomst van RegTech?