De komende maanden schrijven de directieleden van Pincvision maandelijks een blog over hun kijk op actuele ontwikkelingen in de wereld van trade compliance. Welkom bij de eerste blog van dit jaar. In deze blog schrijft Rob Holtslag, Chief Commercial Officer (CCO) bij Pincvision, over zijn kijk op Regulatory Technology (RegTech): een van de belangrijkste ontwikkelingen van dit moment.

De eisen op het gebied van compliance en rapportage vereisen tegenwoordig steeds strengere voorschriften en nieuwe richtlijnen. Het is dan ook logisch dat internationaal opererende bedrijven op zoek gaan naar technologieën om hun processen te faciliteren en efficiënter te maken. De bereidheid om informatie in systemen 'up-to-date' te houden en kennis te delen met collega's vereist veelal culturele veranderingen binnen organisaties.

Hoe waarborgt u de kennis binnen uw organisatie?

Kennisbeheer gaat niet alleen over de letterlijke vertaling van wetten en regels (codificatie van kennis) die kan worden opgeslagen in informatiesystemen. Het is ook belangrijk dat u aandacht schenkt aan de ervaringen en kennis in de hoofden van uw collega's. Hoe krijgen we deze aanvullende kennis in de systemen zodat u automatisch voldoet aan alle wet- en regelgeving bij export, oftewel dat u ‘trade compliant’ bent? Zonder slimme IT oplossingen is dit bijna onmogelijk.

Een belangrijk knelpunt bij veel bedrijven is het ontbreken van zo'n geïntegreerd informatiesysteem terwijl dit essentieel is bij het naleven van wet- en regelgeving. Enkel informatieverstrekking voldoet namelijk niet altijd aan de behoeften. ‘Regulatory Technology’ (afgekort RegTech) faciliteert een informatiesysteem waarin kennis is geïntegreerd en het is hiermee een van de belangrijkste ontwikkelingen van dit moment.

RegTech voldoet met automatiseringsoplossingen aan de vraag vanuit het bedrijfsleven. Naast dat het bescherming biedt tegen risico's zoals fraude en beveiliging zorgt het er tevens voor dat uw internationaal opererende bedrijf compliant is en blijft. Pincvision is een RegTech bedrijf. Onze services bestaan uit zelf ontwikkelde technologische oplossingen waarin de kennis van onze specialisten is geïntegreerd. Dit maakt het mogelijk om alle administratieve verplichtingen rondom im- en export van onze klanten uit handen te nemen. Met name op deelgebieden van hun dagelijkse bedrijfsactiviteiten die nu eigenlijk te weinig aandacht krijgen.

RegTech: Snel reageren op veranderende regels

Internationale regelgeving verandert voortdurend. Indien u geen specialist bent kan het maar zo zijn dat u de handelsregels overtreedt zonder dat u het in de gaten heeft. De eindverantwoordelijkheid ligt op het directieniveau binnen bedrijven en zij zijn ook degenen die erop worden aangesproken.

Tot dusverre is compliance veelal niet op een pro-actieve, schaalbare en efficiënte wijze gemanaged. Voor bedrijven is het besteden van (nog) meer geld en tijd de enige remedie om aan de voortdurend toenemende toezichtseisen te voldoen. Ramingen geven aan dat ongeveer 10% tot 15% van het personeelsbestand volledig gewijd is aan bestuur, risicobeheer en compliance. Deze aanpak is niet toekomstbestendig. Alleen al door het feit dat er niet genoeg gekwalificeerde compliance professionals beschikbaar zullen zijn in uw werk omgeving om in de behoefte te voorzien.

RegTech en de vervaging van de traditionele aanpak kunnen de kosten van compliance en de investeringen in groei en dienstverlening, beperken en daarmee op de langere termijn de continuïteit van goedkopere en efficiëntere services borgen.

RegTech zorgt ervoor dat internationaal opererende bedrijven snel kunnen reageren op veranderende regels en biedt de flexibiliteit en snelheid zodat u uw operationele uitmuntendheid kunt handhaven. Het moet zo zijn dat u zorgeloos zaken kunt doen over de gehele wereld. Uit onze ervaring blijkt echter dat u al gauw jaren verder bent voordat u dit ingeregeld en kortgesloten heeft met uw IT-afdeling en vakspecialisten binnen de internationale omgeving van uw bedrijf. En dan heb ik het nog niet eens over de medewerkers die halverwege de implementatie ervoor kiezen om hun loopbaan elders voort te zetten.

Pincvision, een RegTech bedrijf

Zoals gezegd is Pincvision is een RegTech bedrijf. Al meer dan 15 jaar zijn wij partner van grote multinationals die zorgeloos zaken willen doen over de gehele wereld. Pincvision begrijpt uw uitdagingen en zorgt ervoor dat u voldoet aan de verplichtingen op de werkgebieden Btw, Douane, Exportdocumenten, Intrastat en Milieu. Daarnaast kan Pincvision risicocontroles voor uw bedrijf uitvoeren om te kijken of u voldoet aan alle wet- en regelgeving in de landen waar u zaken doet.

Onze RegTech-oplossingen bestaan hoofdzakelijk uit procesautomatisering, een vorm van kunstmatige intelligentie en big data-analyses waarbij onze data-analisten, compliance specialisten en overige vakspecialisten de uitvoering voor hun rekening nemen. Hierdoor wordt u volledig ontlast van zaken die niet behoren tot uw core business en waar u dus eigenlijk niet mee bezig wilt zijn.

Besteedt u al aandacht aan kennisbeheer binnen uw organisatie?