DMS Implementatie Update en Einde van de Klankbordwerkgroep

Vier jaar van intensief overleg

De afgelopen vier jaar hebben ongeveer 30 vertegenwoordigers van de Douane en het bedrijfsleven samengewerkt om de belangrijkste componenten van DMS 4.0 en 4.1 te bespreken en actiepunten vast te stellen. Het eerste overleg vond plaats eind 2020, en hoewel het project een lange doorlooptijd kende, hebben we waardevolle inzichten opgedaan en kunnen we nu de balans opmaken. Er blijft gelukkig wel een structureel ODB-IT overleg bestaan, waar technische en functionele aspecten tussen Douane en het bedrijfsleven worden afgestemd.

Nieuwe vragen? Nieuw loket!

Voor de deelnemers van de ontbonden klankbordgroep wordt er een nieuw loket geopend voor specifieke vragen. Pincvision blijft actief betrokken om jouw vragen te beantwoorden en je te ondersteunen in dit proces.

De stand van zaken

Bijna alle aangevers zijn overgestapt van AGS naar DMS 4.0. Bedrijven die nog gebruikmaken van de informele fase, maar ook AGS gebruiken, moeten uiterlijk 1 december 2024 gemigreerd zijn naar DMS. Een deel van deze bedrijven is al succesvol gemigreerd.

Bedrijven met een IIAA-vergunning moeten vóór 1 december 2024 overgestapt zijn naar DMS 4.1. Er zijn enkele uitzonderingen die onder strikte voorwaarden en met een door de Douane goedgekeurd projectplan na deze datum mogen migreren.

Van de 182 DMS 4.1 (IIAA) aangevers zijn er inmiddels 87 aangesloten op DMS, en nog 95 aangevers moeten migreren. Dit betreft vaak grote en complexe maatwerkimplementaties, wat betekent dat er nog ongeveer 15 implementaties per maand moeten plaatsvinden om de deadline te halen. Het maximale aantal aangifteregels van 999 is nog niet bereikt; momenteel is dit beperkt tot 400 regels. Hoewel dit voor sommige aangevers geen probleem is, vormt het wel een uitdaging voor volume-aangevers.

Uitdagingen tijdens de implementatie

Veel aangevers ondervinden uitdagingen bij de implementatie. Gedurende het project werden er systeemwijzigingen doorgevoerd, veranderden projectteams en business flows, en moest de dagelijkse bedrijfsvoering doorgaan. Bovendien stonden bij sommige bedrijven grote ERP-wijzigingen gepland, en is er vaak sprake van onderbezetting. GPA-aangevers denken bovendien nog te vaak in oude processtructuren, wat begrijpelijk is na jarenlang gebruik van deze processen.

Operationele druk en optimalisatie

We zien ook een toenemende operationele druk bij DMS 4.1-aangevers. Het real-time DMS-proces vereist nu intensiever monitoren en opvolgen bij fouten in interfacebestanden en retourberichten van de Douane. Dit vraagt vaak om verdere automatisering en procesoptimalisatie.

Toch zijn er ook positieve ontwikkelingen. Aangevers krijgen de kans om kritisch naar hun aangifteprocessen en AEO-framework te kijken en deze waar nodig te optimaliseren en te automatiseren. Bovendien kan het DMS-kennisniveau binnen bedrijven worden verbreed, wat nieuwe kansen biedt voor medewerkers.

Bij sommige klanten hebben we geadviseerd om over te stappen naar de normale procedure (DMS 4.0), wat vaak een eenvoudiger implementatieproces biedt. Dit is met name handig bij het gebruik van beperkte goederencodes, eenvoudige en rechtlijnige flows, en lagere volumes. In de praktijk kiezen aangevers in de normale procedure echter nog te vaak voor handmatige invoer, wat inspanningen en foutkansen met zich meebrengt. Daarnaast werkt het controlemechanisme bij DMS 4.0 soms anders, wat aandacht vereist.

Vooruitblik

We naderen de oplevering van onze DMS 4.1-implementaties en kijken alvast vooruit naar de implementatie van de Auditfile Voorraad bij onze IIAA-klanten met een ketenregeling.

Heb jij behoefte aan een oriënterend gesprek om jouw DMS-implementatie in de juiste richting te sturen, hulp bij de operationele uitvoering, of een wijziging van uw Douaneaangiftesoftware? Laat het me dan vooral weten, dan plannen we een afspraak in!