Welkom bij het vervolg van mijn voorgaande blog ‘Hoe Pincvision zich heeft ontwikkeld tot RegTech bedrijf’ over de transformatie van Pincvision in een ‘RegTech company’.

In mijn vorige blog stond ik stil bij de drie grootste uitdagingen van een Regulatory Technology bedrijf, namelijk;

Hoe houd ik mijn systemen actueel door veranderingen in wet- en regelgeving?
Hoe transformeer ik big data naar correcte compliance data?
Hoe integreer ik snel en flexibel met systemen van klanten, partners en autoriteiten?

Pincvision Digital Workplace

Een antwoord op deze uitdagingen voor Pincvision is het bouwen en doorontwikkelen van Pincvision’s Digital Business Technology platform. Een belangrijk component hiervan is onze Digital Workplace. De uitbraak van het coronavirus had als consequentie dat alle Pincvision collega’s zoveel mogelijk vanuit huis gingen werken. Gelukkig is dit bij Pincvision soepel verlopen.

De reden hiervoor was dat thuiswerken al standaard gefaciliteerd werd. Daarnaast werkten veel collega’s al vaker vanaf huis, de klant of vanuit andere locaties. Met andere woorden met uitzondering van de persoonlijke contacten en het praatje bij het koffiezet apparaat was het business as usual.

Flexibele cloud en SaaS gebaseerde workplace

Toch heeft deze situatie het al lopende project voor de Pincvision Digital Workplace een boost gegeven. De huidige oplossing waar medewerkers verschillende tools gebruiken voor onderlinge communicatie (zoals e-mail, web meetings en chat) is niet ideaal. De centrale opslag van onze bestanden op een on-premise omgeving op een file share is nog een traditionele oplossing met bijvoorbeeld enkele beperkingen in het delen van informatie.

Ook de indeling in business units en stafafdeling maakt het lastiger om snel met verschillende afdelingen samen te werken. De wens bestaat steeds meer om ook met klanten en leveranciers makkelijker informatie te delen. Om deze reden gaat Pincvision de overstap maken naar een meer flexibele cloud en SaaS gebaseerde werkplek.

De belangrijkste voordelen van Digital Workplace

"Workstream" samenwerking
"Content" samenwerking
"Meeting" oplossingen

"Workstream" samenwerking
Dit gaat over het makkelijker samenwerken in verschillende teams, zowel binnen bestaande afdelingen maar ook juist met collega’s uit verschillende afdelingen in een project of voor een specifieke service. Er zullen kanalen over specifieke onderwerpen zijn waar via chats, alerts, video & audio en planboards samengewerkt kan worden.

Een mooi voorbeeld hiervan is onze Uitvoeraangifte.com webshop oplossing. Hier werken collega’s uit IT, Marketing, Customs & Customer support samen. Dit gebeurt vanuit de dagelijkse operatie maar ook voor nieuwe ontwikkelingen en releases.

"Content" samenwerking
Steeds vaker willen collega’s direct toegang hebben tot documenten en deze ook gelijk kunnen delen, zowel binnen Pincvision maar juist ook met klanten en partners. Dit alles zal vanuit een centraal bereikbare opslag gerealiseerd worden waarbij enerzijds beveiliging maar ook vindbaarheid en eenvoud belangrijke topics zijn.

"Meeting" oplossingen
Vergaderen met video & screen sharing zijn in de afgelopen periode al veel gebruikt bij Pincvision. In de nieuwe workplace hoeft hiervoor geen aparte tooling te worden opgestart en opnames kunnen makkelijk gekoppeld worden aan specifieke kanalen waardoor later informatie snel teruggevonden kan worden.

Operationele flexibiliteit en wendbaarheid

Op termijn zijn er twee grote voordelen aan deze nieuwe manier van werken. De eerste is natuurlijk operationele flexibiliteit en wendbaarheid. Bestaande inefficiënties kunnen worden weggenomen. En door het trainen van de collega’s in het gebruik worden bestaande processen verder geoptimaliseerd.

Mogelijkheid tot uitbreiden business model

Het tweede voordeel is meer strategisch van aard. Door de genoemde flexibiliteit en wendbaarheid kan Pincvision bij nieuwe kansen vanuit de markt onderdelen van haar business model uitbreiden of aanpassen. Het is dan immers makkelijk om de juiste mensen, de juiste informatie op de juiste tijd bij elkaar te brengen en snel te schakelen.

Digitale vaardigheid

De focus op deze voordelen laat ons bijna vergeten dat er ook aan bepaalde randvoorwaarden voldaan moet worden en risico’s in kaart gebracht moeten worden. Een belangrijk factor hierbij is de ‘digitale vaardigheid / digital dexterity’. Hierover meer in mijn volgende blog!

Wat zijn uw ervaringen met online communicatie binnen uw organisatie in tijden van deze Corona crisis? Laat het mij graag weten!