Spanje zet volgende stap richting verplichte B2B eInvoicing en rapportage

Implementatietijdlijn: eerste verplichte fase in oktober 2027

De huidige planning ziet er als volgt uit:

• Oktober 2026: besluit treedt in werking
• Augustus 2027: publiek platform wordt operationeel
• Oktober 2027: verplicht voor btw-plichtige organisaties met een omzet boven €8 miljoen
• Oktober 2028: verplicht voor alle bedrijven
• Oktober 2029: rapportage van de betaalstatus wordt uitgebreid naar kleinere ondernemingen

Deze planning blijft uitdagend. Een verdere verschuiving van de daadwerkelijke start naar 2028 is daarom niet uitgesloten.

Voor organisaties die binnen de eerste fase vallen, is de implementatieperiode inmiddels relatief kort. Heeft jouw organisatie een omzet van meer dan €8 miljoen? Start dan nu met het beoordelen van de impact.

Let op: de bestaande SII-rapportage blijft naast de nieuwe eInvoicing-verplichting van toepassing.

Een Spaanse btw-registratie vertelt niet het hele verhaal

De verplichting richt zich op binnenlandse B2B-transacties van in Spanje gevestigde bedrijven. Er komt geen algemene eInvoicing-verplichting voor B2C-transacties.

Alleen een Spaanse btw-registratie betekent niet automatisch dat al je uitgaande facturen onder de eInvoicing-verplichting vallen. Ook de aanwezigheid van een vaste inrichting, de locatie van de klant en het type transactie spelen een rol.

Een niet in Spanje gevestigd bedrijf waarvan de klanten doorgaans ook niet in Spanje gevestigd zijn, heeft bijvoorbeeld mogelijk geen eInvoicing-verplichting voor uitgaande facturen. Tegelijkertijd kan het bedrijf wel eInvoices van Spaanse leveranciers moeten ontvangen.

Voor sommige situaties is nog verdere verduidelijking nodig, waaronder bepaalde transacties van niet in Spanje gevestigde bedrijven.

Spanje combineert private platforms met een AEAT-oplossing

Bedrijven krijgen de keuze tussen private eInvoicing-platforms en de publieke oplossing van de Spaanse belastingdienst (AEAT).

Facturen moeten gestructureerde data bevatten op basis van EN 16931. Momenteel zijn UBL, CII, EDIFACT en Facturae toegestaan. Facturen die via een privaat platform worden uitgereikt, moeten daarnaast in UBL-formaat naar de publieke oplossing worden gestuurd.

Verdere technische specificaties volgen nog. Denk hierbij aan vereisten voor authenticatie en identificatie en aan communicatieprotocollen tussen platforms.

Rapportage over de factuurlifecycle voegt een extra datavereiste toe

Spanje verandert niet alleen de manier waarop facturen worden uitgewisseld. Ook informatie over de lifecycle van de factuur, waaronder volledige betaling of afwijzing, moet worden gerapporteerd.

Dit betekent dat je verder moet kijken dan alleen je factuurdata. Waar staat informatie over betalingen en factuurstatussen nu opgeslagen? Kun je deze informatie koppelen aan de oorspronkelijke transactie en vervolgens correct rapporteren?

Organisaties die al onder SII (Immediate Supply of Information) vallen, het Spaanse systeem voor elektronische btw-rapportage, moeten de nieuwe verplichtingen bovendien inpassen naast hun bestaande Spaanse btw-rapportageproces.

Sommige internationale situaties vragen nog om verduidelijking

Zoals eerder genoemd, is de scope voor bepaalde transacties van niet in Spanje gevestigde bedrijven nog niet volledig duidelijk. Dit geldt onder andere voor export naar de Canarische Eilanden, Ceuta en Melilla en voor de verhuur van Spaans onroerend goed.

Heeft jouw internationale organisatie verschillende Spaanse registraties en transactiestromen? Beoordeel de scope dan per entiteit en transactiestroom, in plaats van alleen op landniveau.

Wat moet je nu beoordelen?

Je hoeft niet te wachten tot alle technische specificaties bekend zijn. Voor organisaties met activiteiten in Spanje zijn drie belangrijke vragen nu al relevant:

1. Scope: Welke entiteiten, vestigingen en transactiestromen vallen mogelijk onder de verplichting?
2. Data: Waar bevinden de benodigde factuur-, lifecycle- en betaalgegevens zich? Kun je deze data correct koppelen en rapporteren?
3. Systemen: Hoe past Spanje binnen je bestaande ERP-, eInvoicing- en btw-rapportage-infrastructuur?

Beoordeel de impact 

Valt jouw organisatie op basis van de toepasselijke omzetgrens van €8 miljoen binnen de eerste fase? Dan is het belangrijk om deze analyse vóór oktober 2027 af te ronden.

Pincvision helpt internationale organisaties bepalen welke transactiestromen geraakt worden en vertaalt de vereisten voor eInvoicing en eReporting naar een werkbaar proces. Met NORA ondersteunen we geautomatiseerde transactieverwerking binnen een schaalbare multi-country aanpak. Daarbij combineren we technologie met implementatieondersteuning en specialistische kennis van btw en eInvoicing.