Polen eInvoicing: de ingangsdatum nadert (met een overgangsperiode)

Na validatie door het systeem krijgt de factuur een uniek KSeF-nummer. De factuur wordt vervolgens automatisch beschikbaar gesteld in het KSeF-account van de afnemer, waar deze de factuur kan downloaden. Poolse bedrijven hoeven facturen in principe niet zelf te archiveren, omdat KSeF alle facturen 10 jaar bewaart.

Gefaseerde invoering van de KSeF-verplichting

De verplichting om facturen via KSeF uit te reiken wordt in drie stappen ingevoerd:

1. Vanaf 1 februari 2026
   Voor btw-plichtigen met een bruto-omzet in 2024 van meer dan PLN 200 miljoen.
2. Vanaf 1 april 2026
   Voor alle overige btw-plichtigen, met uitzondering van de kleinste ondernemers met een bruto-omzet tot PLN 10.000 per maand.
3. Vanaf 1 januari 2027
   Ook de kleinste ondernemers worden verplicht om KSeF te gebruiken.

Ontvangen van facturen: verplichting start eerder

Een belangrijk punt dat vaak wordt onderschat: alle facturen die vanaf 1 februari 2026 via KSeF worden uitgereikt, gelden juridisch als ontvangen. Dit betekent dat alle Poolse btw-plichtigen vanaf die datum moeten controleren of zij facturen in KSeF hebben ontvangen, ook als zij zelf nog niet verplicht zijn om via KSeF facturen uit te reiken.

Overgangsperiode zonder boetes, maar niet zonder verplichtingen

Het Poolse Ministerie van Financiën heeft een overgangsperiode aangekondigd: tot 1 januari 2027 worden geen financiële boetes of formele sancties opgelegd bij niet-naleving van de KSeF-verplichting.

Dit geeft bedrijven tijd om zich aan te passen, maar betekent niet dat zij nog niets hoeven te doen. Vanaf 1 februari 2026 moeten organisaties technisch in staat zijn om elektronische facturen te ontvangen.

Waarom uitstel toch risico’s met zich meebrengt

De overgangsperiode kan verleidelijk zijn om implementatie uit te stellen, maar dat brengt in de praktijk risico’s met zich mee. Zo moet in de SAF-T-rapportage de ontvangstdatum van inkoopfacturen worden vermeld. Dit is de datum waarop de factuur in KSeF is ontvangen. Ook het bijbehorende KSeF-nummer moet worden gerapporteerd. Zonder KSeF-integratie wordt het vastleggen van deze gegevens complex en foutgevoelig.

Daarnaast kan het voor afnemers extra administratieve lasten opleveren bij het claimen van btw-aftrek wanneer facturen niet via KSeF zijn uitgereikt. Facturen in KSeF zijn immers al volledig inzichtelijk voor de Poolse belastingdienst.

Onze visie

Poolse bedrijven kunnen formeel gebruikmaken van de overgangsperiode. Maar in de praktijk biedt uitstel weinig voordeel en vergroot het de kans op operationele en rapportagerisico’s.

Door nu te starten met de voorbereiding zorg je ervoor dat je tijdig klaar bent om facturen te ontvangen én uit te reiken, en houd je grip op je compliance zodra KSeF volledig verplicht wordt.

Onze oplossing

Onze eInvoicing oplossing NORA ondersteunt uiteraard volledig de Poolse KSeF-vereisten. Of je je nu voorbereidt op verplichte e-invoicing, de ontvangst van facturen inricht of je SAF-T-processen op elkaar afstemt: we denken graag met je mee. Heb je vragen over de nieuwe wetgeving of de praktische implementatie?

Laten we in gesprek gaan. We helpen je graag om dit proces goed in te richten.