Het streven naar het optimaliseren van efficiëntie is verankerd in veel ondernemingen. Voor ondernemingen die hun producten of diensten in meerdere landen over de wereld in- en verkopen wordt dit streven hoogstwaarschijnlijk steeds complexer.

Risico van centralisatie

Ondanks de landspecifieke uitdagingen wordt er binnen bedrijven centralisatie nagestreefd om zoveel mogelijk efficiëntievoordelen te kunnen behalen. Ook in de supply chain worden continu initiatieven genomen om kostenvoordelen te behalen, veelal in de vorm van centralisatie.

De COVID-19 situatie heeft ook één van de risico’s van centralisatie getoond: als één schakel in de supply chain niet in staat is om te leveren zoals gepland, dan wordt de gehele supply chain daarmee geraakt. Deze constatering was natuurlijk bij iedereen wel bekend. Toch is de druk op het behalen van kostenvoordelen op korte termijn groter dan een op langere termijn duurzamere bedrijfsvoering zolang deze situatie zich niet voordoet.

Onterecht behalen van KPI’s

In ondernemingen waar het denken in efficiëntie wordt toegepast, wordt voor de compliance processen gedacht in hulpbronnenefficiëntie. De gedachte daarbij is: hoe beter de hulpbronnen efficiënt worden ingezet, des te lager de totale kosten van compliance. Om deze beweging op management level te toetsen worden KPI’s vastgesteld die door middel van monitoring worden gevolgd. Om het mogelijk te maken om de KPI’s te volgen worden de compliance processen in behapbare stukjes opgeknipt.

Het stukje 'compliance proces' wordt zó groot gemaakt dat nagenoeg 100% hulpbronnenefficiëntie wordt bereikt. Met trots zal iedere hulpbron bij iedere meting constateren en rapporteren dat de KPI behaald is. Op management niveau wordt zodoende geconcludeerd dat de gewenste efficiëntie gewaarborgd is. Ten onrechte naar mijn mening!

Efficiëntie door optimale samenwerking

Om werkelijk efficiënt te zijn in een proces moet een organisatie streven naar flow efficiency. Om dit te bereiken moet de volgende vraag beantwoord worden: “Hoe kan het compliance proces het beste de kernprocessen van de onderneming en de klantbeleving ondersteunen?”

De kortste throughput time (doorlooptijd) van een compliance proces moet het streven zijn. Alleen op deze wijze wordt een efficiënte, soepel functionerende supply chain organisatie ondersteund.

Resource efficiëntie verdeelt het proces in stukken en creëert daardoor eilandjes. De resources op dat eiland voelen zich een koning en bekommeren zich niet om de totale throughput. Alleen door optimale samenwerking is efficiency in throughput te verkrijgen maar dat lukt niet met al die eilandjes.

Non-core processen als core business organiseren

Al voor veel non-core processen is duidelijk geworden dat de in-house sturing op resource efficiency niet succesvol bleek. Alleen door samen te werken met een derde aanbieder die het non-core proces als core business organiseert, en haar bedrijfsmodel inricht op basis van het behalen van throughput, kan efficiency bereikt worden. Outsourcing staat in die gevallen gelijk aan het behalen van kostenvoordeel, verkorten/verhogen van de throughput en minder complexiteit. Het leveren van kwaliteit staat niet ter discussie anders heeft de leverancier geen valide businessmodel.

Wanneer besluit u om ook het non-core compliance process uit te besteden om zo efficiënt mogelijk te zijn?