Wanneer u als bedrijf besluit om te importeren/exporteren en er daarbij allerlei douane-afhandelingen benodigd zijn, komt u al gauw terecht bij een derde partij die dergelijke zaken voor u kan behartigen. Dit zijn veelal expediteurs en/of Douane-agenten die ondersteuning bieden in het maken van de aangiften ten in- en uitvoer en de communicatie ten opzichte van de Douane voor hun rekening nemen. Deze vertegenwoordiging zal echter eerst vastgelegd moeten worden in een ondertekende machtiging tussen uw bedrijf en de vertegenwoordiger. De meest voorkomende wijze van vertegenwoordiging die in deze machtiging is opgenomen, is de Directe vertegenwoordiging. Vaak wordt de modelovereenkomst van EvoFenedex gehanteerd om deze “formaliteit” te beklinken. Ik zou u graag willen adviseren om toch goed na te denken over hetgeen u exact afspreekt in deze machtiging.

Bij Directe vertegenwoordiging handelt de douanevertegenwoordiger in naam en voor rekening van de belanghebbende, in casu uw bedrijf. De financiële gevolgen van die handelingen kunnen verstrekkend zijn. Onderzoek naar de partij waarmee u een dergelijk contract opstelt is dan ook geen overbodige luxe.

In de eerder benoemde modelovereenkomst (https://www.evofenedex.nl/kennis/internationaal-ondernemen/douane/douanezaken/vertegenwoordiging) staan een aantal handelingen benoemd waarvoor u de vertegenwoordiger machtigt. De specifieke handeling tot het doen van een verzoek tot teruggave, wil ik daarbij uitlichten.

Wanneer er een fout is gemaakt en/of er een onjuistheid in de douaneaangifte (ten invoer) is geconstateerd, is de vertegenwoordiger gemachtigd om namens u een verzoek tot terugbetaling (of in sommige gevallen bijbetaling) te versturen naar de Douane. In de praktijk blijkt dit nogal een fraudegevoelig onderwerp te zijn. U kunt zich de volgende vragen stellen bij deze constructie:

Wordt u wel op de hoogte gesteld door uw vertegenwoordiger dat er een verzoek tot teruggaaf is geplaatst? Fouten worden soms niet gecommuniceerd door uw aangever/vertegenwoordiger en de Douane maakt in vele gevallen het verschuldigde bedrag over naar de bankrekening van de vertegenwoordiger.
Berekent u zelf het betaalde invoerrecht nog na? In deze constructie zou een vertegenwoordiger hypothetisch tariefpreferenties (korting op invoerrecht) kunnen “vergeten” en deze alsnog middels een verzoek tot teruggaaf terug kunnen halen, zonder dat u hier ooit over op de hoogte bent gesteld.

Bovenstaande betekent absoluut niet dat dit een veelvoorkomend verschijnsel is, echter zal het vast en zeker voorkomen. Het onderwerp verdient in ieder geval meer aandacht dan het momenteel krijgt. Wij willen u erop attenderen om zorgvuldig om te gaan met contracten en derde partijen. De machtiging wordt vaak, zonder enige aarzeling, getekend voor onbepaalde tijd. Wist u dat u een machtiging kunt limiteren tot een bepaalde periode of eenmalig gebruik? De financiële implicaties kunnen immers zeer groot zijn. Zou u hier wat meer over willen weten, of zou u uw huidige afspraken met derde partijen willen doorlichten? Schroom dan niet om een van onze specialisten aan te schrijven zodat wij u kunnen assisteren in het stroomlijnen van uw douaneprocessen en de zorgvuldigheid daarvan te waarborgen.

22 dec. 2022 at 10:37

3 min