Horizontaal toezicht

Van politieagent tot co-assistent

Van oudsher is de “relatie” met autoriteiten – of het nu de douane, de belastingdienst of het CBS betreft – geladen met negatieve energie en weerstand. Inherent aan een opstelling van autoriteiten als controlerende organen, op zoek naar fouten om deze vervolgens te bestraffen en beboeten. Dat een dergelijke opstelling de relatie, de transparantie en het vertrouwen niet ten goede komt is niet verwonderlijk. Toch is deze houding een traditionele en natuurlijke opstelling voor autoriteiten, managers, ouders en iedereen in een leiding- en richtinggevende positie.

Horizontaal toezicht past echter in de moderne samenleving en sluit aan bij hedendaagse managementstijlen en opvoedkundige inzichten. Horizontaal toezicht ligt in lijn met “Management by Objective” en het geven van positieve aandacht om gewenst gedrag te stimuleren.

Uitgangspunt Horizontaal toezicht
De stelling is dat zowel bedrijven als de belastingdienst het correct naleven van de regels nastreven. Het uitgangspunt van Horizontaal toezicht is hiermee in lijn. Op basis van wederzijds vertrouwen, begrip en transparantie tussen bedrijven en de belastingdienst wordt eenieders verantwoordelijkheid helder vastgesteld. Daarbij wordt overeenstemming bereikt over hoe correcte naleving van de geldende verplichtingen wordt gewaarborgd. In een individuele overeenkomst, het zogenaamde handhavingsconvenant, wordt invulling gegeven aan de onderlinge samenwerking. Hierin wordt specifiek ingegaan op de wijze en intentie van het Horizontaal toezicht. Het betreft uitsluitend procedurele- en dus géén fiscale afspraken.

De rol van de belastinginspecteur verschuift hiermee van politieagent naar co-assistent, met als doel om binnen uw bedrijfsproces fiscale controlepunten te introduceren waarop de belastingdienst kan aansluiten. In dit kader heeft de belastingdienst het “Tax Control Framework” (TCF) ontwikkeld, dat als lijdraad dient om op een gestructureerde wijze invulling te geven aan deze controlepunten. Het TCF stelt de belastingplichtige in staat om te laten zien dat de organisatie controle heeft over haar fiscale processen en risico’s. De invulling van het TCF is echter per definitie maatwerk, omdat het aansluit bij uw bedrijfsproces en de beheersing van risico’s mede afhankelijk is van de grootte en complexiteit van uw organisatie.

Horizontaal toezicht is volledig op de toekomst gericht. Vertrouwen is de basis en als onderdeel van het handhavingsconvenant betekent dit het afronden van het fiscale verleden. De oude boekjaren worden in dit kader praktisch zonder controle afgesloten, waardoor er met een schone lei gestart kan worden met de samenwerking.

Bedreigingen & voordelen
Veel accountants en consultants zien bedreigingen in het Horizontaal toezicht initiatief van de belastingdienst. Logisch, immers resulteert de assistentie vanuit de belastingdienst binnen uw bedrijfsproces in een verminderde behoefte aan consultancy uren. Er wordt benadrukt dat het uw organisatie in het begin veel extra tijd kost om aan te sluiten bij Horizontaal toezicht en dat is correct. De belastingdienst stopt initieel veel tijd en energie in het definiëren van controlepunten en assisteert u bij het inrichten van het TCF voor uw organisatie. In ruil hiervoor wordt in de beginfase van de samenwerking inderdaad ook een investering in tijd van uw organisatie gevraagd. Hoe hoog die investering is, is afhankelijk van het vertrekpunt; heeft u al goed grip op het fiscale proces en de risico’s, dan zal de investering beperkt zijn. Is dit niet het geval, dan is de investering logischerwijze groter.

Dit gegeven is echter inherent aan de wijziging in managementstijl/controle structuur. Als een manager of ouder enkel aangeeft: ”dit is niet correct of dat mag niet”, is de boodschap snel gemeld. Door uit te leggen waarom het niet correct is en wat wel gewenste output of gedrag is, ben je aanvankelijk meer tijd kwijt. Dit resulteert echter in begrip voor wat wel gewenst is en een blijvende verandering in opstelling en gedrag. Met andere woorden, die investering nu betaalt zich terug doordat de belastingdienst uiteindelijk veel minder controletijd nodig heeft en u controle heeft over uw fiscale proces en de risico’s. Die controle op het proces betekent dat u niet meer geconfronteerd wordt met vervelende verrassingen achteraf. Kritiek en bezwaren van consultants moeten wat mij betreft dan ook in dit licht worden bekeken.

Horizontaal toezicht: Een welkom initiatief
Binnen de Pincvision Outsource Compliance dienstverlening zijn alle denkbare controlepunten ingebouwd, de processen zijn transparant en maken al sinds jaar en dag deel uit van de SOX processen van veel van onze klanten. Voor Pincvision is Horizontaal toezicht dan ook een welkom initiatief. Het legt op een senior managementniveau de interne vaak gebrekkige controle op het fiscale proces en de risico’s bloot en creëert het besef dat het beter kan en moet. Juist dit en het vanuit het convenant afgegeven commitment conform het TCF te veranderen, heeft al een aantal bedrijven versneld doen besluiten het compliance proces uit te besteden aan Pincvision. Deze bedrijven zijn tot de conclusie gekomen dat het staande proces onvoldoende focus heeft, grote risico’s met zich mee brengt en drastische veranderingen vereist. Deze focus en veranderingen kunnen op lange termijn het best geborgd worden bij een externe organisatie die het compliance proces tot het core proces heeft verheven. Pincvision dus!

Niet voor niets is onze slogan: Pincvision, Compliance In control!

Door: Gert-Jan van Telgen, Business Unit Manager Intrastat & VAT