AEO-Monitor een must!!

Tot nu toe hebben ongeveer 500 bedrijven in Nederland de status Authorized Economic Operator (AEO) ontvangen van de Douane. Deze bedrijven hebben voordat ze deze status kregen aangetoond dat ze de interne beheersingsmaatregelen op een voor AEO voldoende niveau geregeld hebben. Op grond van artikel 14quatervicies, lid 1, Toepassingsverordening CDW (TCDW) hebben de bedrijven die het AEO certificaat hebben verkregen, de plicht de douane in kennis te stellen van elk feit dat zich na de toekenning van het AEO certificaat voordoet en dat gevolgen kan hebben voor de handhaving of de inhoud daarvan. Vóór de afgifte van het AEO-certificaat hebben AEO-gecertificeerde bedrijven in de “Verklaring bij de aanvraag AEO” zichzelf gecommitteerd aan de inhoud van artikel 14quatervicies, TCDW.
De Douane ziet er op haar beurt op toe dat bedrijven blijven voldoen aan de voor hen geldende AEO voorwaarden en criteria op grond van artikel 14octodecies, lid 4, TCDW.

Bij veel AEO bedrijven rees de vraag hoe zichtbaar gemaakt kan worden dat ze blijven voldoen aan de voor hen geldende AEO voorwaarden en criteria. Op deze vraag heeft de Douane op 23 maart 2011 op een bijeenkomst te Apeldoorn een antwoord gegeven. AEO gecertificeerde bedrijven moeten zelf de interne beheersing op relevante douaneprocessen regelmatig monitoren. Deze regelmaat bestaat in Nederland uit minimaal een jaarlijkse beoordeling of nog steeds aan de voor hen geldende voorwaarden en criteria voor het AEO-certificaat wordt voldaan. De Douane verwacht van AEO gecertificeerde bedrijven dat deze de uitkomsten van de interne monitor deelt met de Douane.

Over de wijze waarop de monitor verricht moet worden is nog weinig beschreven. De meeste bedrijven verrichten de monitor naar eigen inzicht. De wetgeving biedt daartoe de ruimte. De Douane gaat de komende periode starten met toezicht of en hoe de bedrijven zelf monitoren of ze nog steeds aan de voor hen geldende AEO voorwaarden en criteria voldoen. De Douane maakt daarbij gebruik van twee middelen: de jaarlijkse “Bureautoets” en een “Veldtoets”.

De Bureautoets
Jaarlijks worden alle AEO-gecertificeerde bedrijven aan een zogenoemde “Bureautoets” onderworpen, te beginnen met de in 2008 en 2009 AEO-gecertificeerde bedrijven. Van deze toets merkt een bedrijf zelf niets. De Bureautoets wordt door de klantmanager uitgevoerd en is gebaseerd op intern bij de Douane beschikbare informatie en externe informatie. Op basis van deze informatie en de wijze waarop de klant de monitoring heeft ingevuld vormt de Douane een oordeel of de beheersingsmaatregelen nog steeds passend zijn. De Douane continueert op basis van deze toets de AEO-status, concludeert dat een herbeoordeling van de AEO-status noodzakelijk is of stelt een “Veldtoets” in. Maximaal 30% van de in 2008 en 2009 AEO gecertificeerde bedrijven worden de komende periode geconfronteerd met een veldtoets.

De Veldtoets
Bij een aantal bedrijven waarvoor de Douane de conclusie vanuit de bureautoets heeft getrokken dat er te weinig informatie of te veel negatieve informatie over de interne beheersing bekend is kan een Veldtoets noodzakelijk zijn. Tijdens de Veldtoets bezoekt de Douane het bedrijf en in een open uitwisseling van elkaars bevindingen wordt gekeken naar de interne beheersing van de relevante douanegerelateerde processen. Doel van de veldtoets is vast te stellen dat het bedrijf alsnog blijvend kan voldoen aan de AEO-criteria.

De veldtoets leidt tot continuering van de AEO-status, een herbeoordeling van de AEO status, of in het meest ongunstige scenario schorsing of intrekking van de AEO-status.

Ondanks het feit dat de benadering van de Douane van AEO-gecertificeerde bedrijven een verticale indruk geeft, tracht de Douane de toetsen zo veel mogelijk horizontaal op te pakken. De Douane richt zich hierbij vooral op een bevordering van de compliance. Daarbij gaat de Douane uit van een open uitwisseling van de controleresultaten van de Douane zelf en de uitkomsten van de interne monitor die door het bedrijf is verricht. Daarbij wordt ook aandacht geschonken aan mogelijk aanvullende beheersmaatregelen.

AEO gecertificeerde bedrijven doen er verstandig aan de resultaten van de jaarlijkse monitor goed vast te leggen en met de Douane te communiceren.